ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI
1. KONSEP DASAR SISTEM
Teradapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekatan:
Prosedur: “ Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu keinginan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang terntentu”.
Prosedur adalah “rangkaian oprasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang beragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen/komponen-kpmponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu system dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi yang dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya, dan sebagainya.
2. KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
a. Komponen-Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen terdiri dari beberapa subsistem atau sub bagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Contoh di dalam sistem computer, masukan perawatan adalah program, masukan sinyal adalah data.
c. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh untuk sistem computer, panas yang dihasilkan adalah sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang berguna.
d. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contoh: sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
e. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
3. KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh: program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya.
b. Sistem Probabilistik (Probabilistic System)
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem). Contohnya sistem pemasaran.
c. Sistem Terbuka (Open System)
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik. Contohnya sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi (bisnis dalam menghadapi pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).
d. Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi, atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Contohnya reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.
e. Relative Closed System
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu. Contohnya ssstem komputer (sistem ini hanya menerima masukan yang telah ditentukan sebelumnya, mengolahnya, dan memberikan keluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya, tidak terpengaruh oleh gejolak di luar sistem).
f. Artificial System
Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di akam. Contohnya Sistem Artificial Intelligence, yaitu program komputer yang mampu membuat komputer seolah-olah berpikir. Sistem robotika dan lain-lain.
g. Natural System
Sistem yang dibentuk dari kejadian alam. Contohnya laut, tata surya, dan lain-lain.
h. Manned System
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keiuktsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
- Sistem Manusia-Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
- Sistem Manusia-Mesin, sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan
- Sistem Mesin-Mesin, sistem yang otomatis di mana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa akitfitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, di mana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.
Perancang sistem ini lebih banyak mengunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperoleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.
Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan program komputer bisanya “ Relatively Closed dan Deterministic System”, tetapi faktor manusia sebagai pengolahnya adalah “Open Probabilistic System.
4. JENIS SISTEM
Pada dasarnya jenis sistem dibagi menjadi dua jenis yaitu, sistem alami (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi, dsb). Dan sistem buatan manusia (sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi, dll).
Sistem alami terbagi dua yaitu system fisik seperti molekul, luar angkasa, dan sistem kehidupan seperti tumbuhan, sistem manusia, dll. Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum,doktrin), sistem organisasi (perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem keuangan akuntansi, inventori, buku besar).
Sistem yang akan dipelajari di sini adalah sistem yang terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu/lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras (CPU, disk, terminal, printer, tape, dll); perangkat lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, program aplikasi, dll; personil (yang mengoperasikan system, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran, dan melakukan aktifitas manual yang mendukung sistem); data (yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu); dan prosedur (instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah kategori, yaitu:
a. On-line system, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area di mana mereka dimasukan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi) idi area, di mana mereka diperlukan. Area sendiri dapat terpisah-pisah dalam skala misalnya kilometer, biasanya digunakan bagi reservasi angkutan udara, perbankan, dan lain-lain.
b. Real-time system, sistem yang mekanisme pengontrolan, perekaman data, dan pemrosesan yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaannya dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus dan seperseribu detik sedangkan on-line masih dalam skala detik. Digunkaan untk sistem airport traffic ce seperseratus dan seperseribu detikosesan yang sangat cepat dengan hasil , dan lain-lain.i area, di mana merekontroller, peluru kendali, dll. Perbedannya lainnya adalah on-line biasanya berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
c. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transaksi organisasi secara harian, membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemasaran, sistem akuntansi, dan sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemesanan, dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan informasi dalam bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
d. Knowledge-based system, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umunya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
5. PELAKU SISTEM
Pelaku sistem terdiri dari tujuh kelompok, yaitu:
a. Pemakai
Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptakan untuk pemakai dan melalui komunikasi dengan pemakai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terakhir. Pada umumnya pemakai dibagi menjadi tiga jenis, yaitu:
Ø Operasional, yang penting adalah bagaimana warnanya, seperti apa perangkat masukannya dan hal spesifik lainnya (umunya user tidak akrab dengan sistem secara keseluruhan dan cenderung lebih kea rah system detil).
Ø Pengawas, yang penting bagaimana mereka dapat mengawasi sistem bekerja dan bagaimana performansi pemakai operasional mengoperasikan sistem.
Ø Eksekutif, secara umum mereka tidak terlalu akrab dan terkait secara langsung dengan pengembangan sistem. Biasanya label ini lebih berminat pada yang sifatnya strategik dan konsep sistem secara global, misalnya kesempatan untuk berkompetisi, produk baru yang bisa mereka dapatkan dari sistem baru.
b. Manajemen
Umunya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai (menangani pemakaian di mana sistem baru diciptakan), manajemen sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri), dan manajemen umum (yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).
c. Pemeriksa
Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi di mana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
d. Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya adalah sebagai arkelog (yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama), inovator (membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkianan-kemungkinan lain), mediator (menjalankan fungsi komunikasi dari semua level yaitu pemakai, manajer, pemrogram, pemeriksa dan pelaku sistem lainnya yang mungkin belum mempunyai sikap dan cara pandang yang sama), dan pimpinan proyek (sebgai personil yang lebih berpengalaman dari pemrogram dan ditunjuk dalam pekerjaan lebih dulu sebelum pemrogram bekerja).
e. Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu), yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan tidak diformulasikan oleh pemrograman.
f. Pemrogram
Setelah penganlisa sistem memberikan hasil kerjanya dan kemudian diolah oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.
g. Personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan back-up. Kadang-kadang pelaku sistem ini memang tidak diperlukan karena sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan kualifikasi khusus untuk menjalankan sistem.
6. INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalirdi dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alas an bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringakali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah/metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Data VS Informasi
- Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi.
- Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
- Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bismis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut:
Di dalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain meliputi:
- Laporan penjualan dari setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus
- Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan
- Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak/kurang laku terjual.
7. PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)
Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data:
- Data Input
- Recording transaction data kesebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
- Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).
- Storing data or information untuk pengambilan keptusan (informasi yang mungkindibutuhkan untuk di masa yang akan dating).
- Data Transformation
- Calculating, operasi aritmatik terhadap data field
- Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja seminggu).
- Classifying data group-group tertentu:
ü Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif).
ü Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karayawan secara ascending).
ü Marging untuk dua atau lebih set data berdasar criteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret ke dalam groupntriwulan).
ü Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).
- Information Output
- Displayingresult, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan
- Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan
- Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi
8. SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama yang dimasukkan ke dalam model umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.
Dari keputusan/tindakan tertentu akan menghasilkan kebijakan-kebijakan teretntu yang akan digunakan kembali sebagai data yang akan nantinya akan dimasukkan ked ala model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cyle), seperti gambar beriktut:
Gambar 1. Siklus Informasi
Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal, yaitu:
- Relevan (relevancy
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
- Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Keidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan/kesengajaan sehingga merusak/merubah dat-data asli tersebut.
Komponen akurat:
b.1) Completeness; Are necessary message items present?
Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhindalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keselruhan,sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
b.2) Correctness; Are message items correct?
b.3) Security; Did the message reach all or only the intended system users?
- Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan tidak boleh terlambat (using). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan/tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu inforamasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi tertentu.
- How quickly input transformed to correct output?
- Ekomonis (Economy)
- What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?
- Dapat dipercaya (Reliability)
Nilai Informasi
Nilai informasi yang dibutuhkan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectivenesslcost benefit.
Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
- Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
- Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
- Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai:
- Suatu sistem yang dibuat oleh manuasi terdiri dari komponen-komponen dalm organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
- Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saal dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untukmengendalikan organisasi.
- Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahn transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan lapotan-laporan yang diperlukan.
Manfaat Sistem Informasi
- Organisasi; Untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekenig Koran dan trasaksi yang terjadi.
- Perusahaan; Untuk mempertahankan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semuanya mempunyai tujuan yag sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudahan melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baru atau serangkaian transforasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran system, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan dalam menganalisis sistem:
- Definisikan masalahnya
Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya?. Apakah output kurang memuaskan?. Apa tujuan usaha analisis sistem?.
- Pahami sistem tersebut dan buat definisinya
Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjtnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem.
ü Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem)?
ü Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan?
ü Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu di mana sistem akan berakhir serta apa rumusan perkembangannya?
- Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan denganmemperhatikan modifikasi sistem tersebut?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan?.
- Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
- Terdapat alternatif tersebut.
- Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perbuatan yang telah dilakukan terhadap sistem.
10. GLOBALISASI EKONOMI
Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:
- Sistem informasi dan aplikasi computer harus diinternasionalkan
- Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan
a. E-Commerce dan E-Business
Sebagai akibat dari globalisasi dan meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (e-commerce)/ perdagangan elektronik dan electronic business (e-business)/ bisnis elektronik. Internet secara fundamental mengubah aturan-aturan pelakasanaan bisnis.
- Pemasaran image, produk dan layanan perusahaan adalah bentuk sederhana aplikasi perdagangan elektronik. Web hanya digunakan untuk “memberikan informasi” kepada pelanggan mengenai produk, layanan, dan kebijakan.
- Perdagangan elektronik business to consumer (B2C), bisnis ke konsumen mencoba untuk menawarkan saluran distribusi produk dan layanan tradisional yang baru dan berbasis web.
- Perdagangan elektronik business to business (B2B), bentuk perdagangan elektronik yang kompleks dan pada akhirnya dapat berkembang menjai bisnis elektronik-pemrosesan yang lengkap, tanpa kertas, dan digital terhadap semua transaksi bisnis secara virtual yang muncul didalam dan diantara bisnis.
b. Keamanan dan Privasi
c. Kolaborasi dan Rekanan
Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi sistem informasi. Di dalam organisasi, maajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi. Tren kolaborasi juga berkembang untuk melibatkan organisasi lain, kadang-kadang para pesaingnya juga. Organisasi memilih untuk berkolaborasi secara langsung sebagai rekan kerja dalam usaha bisnis yang masuk akal secara bisnis. Microsoft dan Oracle menjual sistem manajemen database yang kompetitif. Akan tetapi, Microsoft dan Oracle juga bekerja sama untuk memastikan bahwa apliaksi Oracle juga dapat dioperasikan pada database Microsoft.
d. Manajemen Aset Perusahaan
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memproses data mentah menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai produk, karyawan, pelanggan, dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis. Data dikombinasikan, difilter, diorganisasikan, dan dianalisa untuk menghasilkan informasi untuk membantu manajer merencanakan dan mengoperasionalkan bisnis. Pada akhirnya, informasi disaring oleh orang untuk menghasilkan knowledge/pengetahuan dan keahlian.
e. Continous Improvement dan Total Quality Management
Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha terus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk mengimplementasikan serangkaian perubahan/perbaikan. Perubahan ini dapat mengakibatkan terjadinya efisiensi/peningkatan keuntungan dan nilai. Seseorang yang menganalisa suatu sistem akan dipengaruhi oleh perbaikan proses yang berkesinambungan dalam medesain/ mengimplementasikan sistem untuk memfasilitasi perbaikan dan manajemen kualitas dalam sebuah bisnis.
f. Desain Ulang Proses Bisnis
Banyak sistem informasi mendukung/mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar. Banyak proses bisnis yang terlalu birokratis dan semua langkah mereka tidak benar-benar mengkontribusikan nilai ke bisnis. Sayangnya sistem informasi hanya mengotomatisasi banyak hal yang tidak efisien ini. Oleh karena itu dibutuhkan suatu desain ulang proses bisnis.
g. Aplikasi Enterprise
Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, menssyaratkan satu set inti untuk melakukan bisnis. Seperti ditujukan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen financial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan, dan manajemen operasi (control inventaris dan/manufaktur). Saat ini aplikasi-aplikasi tersebut disatukan dalam satu aplikasi yang dikenal dengan nama aplikasi enterprise. Tren terhadap apliaksi enterprise ini secara signifikan berdampak pada analisis dan desain sistem.
|
|
|
|
Customer Supplies
Distributors
Gambar 2. Apliaksi Enterprise
Keterangan:
ERP (Enterprise Resource Planning), aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar/semua fungsi bisnis ini dan mendasar (termasuk transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).
SCM (Supply Chain Management), aplikasi perangkat lunak yang mengoptimalkan proses bisnis untuk memperoleh bhan mentah melalui distribusi produk yang telah selesai dengan mengintegrasikan secara langsung sistem informasi logistic organisasi dengan penyuplai dan distribusinya.
CRM (Customer Relationship Management), aplikasi perangkat lunak yang menyediakan pelanggan dengan akses ke proses bisnis dari permintaan awal melalui layanan dan dukungan penjualan pasca penjualan.
